شرکت‌های دانش‌بنیان بعد از گذشت مدت کوتاهی از ثبت شرکت خود، باید مراحل پراهمیتی را طی کنند. یکی از این مراحل تشکیل پرونده تأمین اجتماعی می‌باشد.

تمامی مدیران شرکت‌های دانش‌بنیان در صورت به‌کارگیری نیرو، باید به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی به کارگاه یا شرکت خود مراجعه کنند و اطلاعات کامل قراردادها کارمندان به همراه مدارک مورد تائید را به سازمان بیمه تأمین اجتماعی ارائه دهند. سپس بازرسان بیمه بعد از بازدید از کارگاه و بررسی اطلاعات ارائه‌شده توسط مدیر شرکت، سازمان تأمین اجتماعی مدارک را ‌تائید می‌کنند و کد کارگاهی را بعد از حداکثر ۳۰ روز صادر می‌کنند سپس پرونده تأمین اجتماعی شرکت تشکیل می‌شود.

بیمه تأمین اجتماعی با این پرونده تشکیل‌شده به نفع کارگران و کارمندان عمل می‌کند همچنین می‌تواند حقوق و دستمزد افراد بیمه‌شده را در صورت عدم پرداخت پیگیری کند. شرکت موظف است هرماه اسامی افرادی که مشمول بیمه تأمین اجتماعی هستند را به سازمان مربوطه ارسال کنند و همچنین شرکت موظف است شماره بیمه کارمندان خود را دریافت کند تا بیمه‌شدگان بتوانند از مزایا و خدمات سازمان بیمه تأمین اجتماعی استفاده کنند.

این روند جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای دریافت کد بسیار حائز اهمیت است درصورتی‌که بازرسان نتوانند مدارک و اطلاعات را تطبیق بدهند روند تشکیل پرونده به تأخیر می‌افتد که باعث اخلال درروند اجرایی شرکت می‌شود به همین دلیل وجود یک مشاور در این امر بسیار کمک‌کننده خواهد بود.

مرکز شرکت‌ها و مؤسسات دانش‌بنیان معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری برای سهولت امور بیمه‌ای شرکت‌ها شعب ویژه‌ای را در این لینک معرفی می‌کند که این شعب آشنایی کامل با امور شرکت‌های دانش‌بنیان در جهت تشکیل پرونده تأمین اجتماعی رادارند.

در این راستا مشاوران خبره با مرکز شرکت‌ها و مؤسسات دانش‌بنیان معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری همکاری می‌کنند و مدیران شرکت‌های دانش‌بنیان می‌توانند از تجربه‌های این مشاوران بهره‌مند شوند. متقاضیان می‌توانند برای دریافت رایگان مشاوره در زمینه تأمین اجتماعی از این لینک اقدام کنند.