نمونه‌های بسیاری از کسب و کارهای موفق را در اطرافمان می‌بینیم که فرمول و رازهای خاض خود را دارند. از الگوریتمی ویژه برای موتور جست‌وجوی شناخته شده، تا فرمول تهیه نوشابه، که افشای رازشان حتما آسیب های بسیار سنگینی بر حوزه مالی وارد خواهد ساخت؛ بنابراین هر دو شرکت تدابیر امنیتی زیادی برای حفظ این رازها برای خود تعریف کرده‌اند تا این رازها بر ملا نشود.

این‌که رازهای تجاری یک شرکت دانش‌بنیان یا خلاق چیست خود مبحثی بسیار گسترده است. هر شرکت باید با توجه به محصول، بازار و رقبای خود لیست دقیقی از رازهای تجاری خود تهیه کند و دایما این لیست را بررسی و به روز کند. اکنون این کار ممکن است به صورت کاملا سنتی انجام شود ولی لازم است شرکت‌ها استراتژی‌های خاصی برای تعیین و حفاظت از این رازها بنویسند و با دقت و جدیت خاصی آن‌ها را اجرا کنند. گاهی مشاهده می‌شود شرکتی راز تجاری دارد که خود نمی‌داند در صورت اطلاع رقبا از آن ممکن است آسیب ببیند و بعدها متوجه اهمیت این راز می‌شوند که ممکن است دیگر دیر شده باشد و این‌جاست تشکیل کمیته‌های  داخلی برای تدوین و بازنگری لیست رازهای شرکت ارزش خود را نشان می دهد.

گاهی شرکت‌ها از رازهای تجاری خود برای به عنوان ابزار تبلیغاتی استفاده می کنند، مثلا با افشای ناگهانی یک راز فنی از محصول خود کیفیت بالای محصول خود را تبلیغ می‌کنند یا حتی مانند یک شرکت نوشابه ساز، با قصه و داستان ساختن برای راز تجاری خود به صورت غیر مستقیم خود را ویژه و خاص معرفی می ‌کنند.

انواع رازهای تجاری ممکن در هر شرکت

رازهای تجاری هر شرکت با توجه به موقعیت شرکت می تواند بسیار متغییر و متفاوت باشد که بی شک مهم ترین فاکتور همان رقبا می باشند ولی مواردی چون مشخصات فنی محصول و اجزا آن، بانک‌های اطلاعاتی مشتریان، بانک اطلاعاتی منابع تهیه مواد اولیه، روش های بازاریابی و تبلیغات، متدهای بازرسی و نهایتا روش‌های ساخت محصول از معمول ترین رازهای تجاری هر شرکت می تواند باشد اما هر شرکت متناسب با موقعیت خود و محصول خود در بازار می تواند رازهای تجاری خاصی داشته باشد به‌طور مثال تحلیلی که یک شرکت بر میزان فروش ماهانه خود انجام داده تا به واسطه آن نقاط قوت و ضعف خود را بیابد و عوامل دخیل بر این تغییرات را بیابد یک راز تجاری محسوب می شود.

یکی از خطرناک‌ترین رازهای تجاری هر شرکت آن رازهایی هستند که از آن‌ها بی‌خبرند، در حالت عادی شرکتی که در یک حوزه فعالیت می کند در طی سال‌ها فعالیت و تحقیق به اطلاعاتی می‌رسد که خود نمی داند ارزش بسیار بالایی دارد ولی رقبا مخصوصا رقبای جوان به‌شدت نیازمند آنها هستند، بنابراین، لذا توجه و تمرکز مجموعه‌های مالی به این مقوله بسیار کلیدی است.

اقداماتی برای حفظ راز های تجاری مجموعه

راز تجاری از نظر مباحث حقوقی خیلی جالب‌تر از سایر مالکیت‌های فکری است چرا که قانون هیچ حفاظتی در مقابل راز ایجاد نمی‌کند و فقط با افرادی که راز تجاری یک شرکت را دزدیده اند برخورد قانونی می‌کند بطور مثال اگر فرمول ساخت یک ماده گرانبها دزدیده شود و در جامعه منتشر شود دیگر این راز متعلق به همه جامعه است و همه اجازه استفاده از آنرا دارند فقط صاحب راز می‌تواند از دزدان شکایت کند. جالبتر آنکه چون راز فاش شده دیگر حق ثبت اختراع را نیز نخواهد داشت.

اما ابتدایی‌ترین و مهم‌ترین کار برای حفاظت از رازهای تجاری هر شرکت شناسایی و سامان‌دهی رازهای تجاری آن‌ها است یعنی شرکت‌ها باید طی جلسات فنی خود این رازها را شناسایی و لیست بندی کنند و ضریب خطر و اهمیت هر راز را معین کنند. پس از این کار، راهبرد شرکت در راستای حفاظت از این رازها نگارش شود تا همه اعضا بدانند چه رفتاری باید در مقابل این امر داشته باشند.

طبقه بندی افراد از نظر مجوز دسترسی به اطلاعات مهم و سری شرکت نیز اهمیت بسیار زیادی دارد اسرار شرکت هرگز نباید به راحتی در دسترس همگان باشد و در این راستا باید حتی اطلاعات غیر سری شرکت نیز طبقه‌بندی و دسترسی ها برای آن‌ها محدود شوند. علاوه بر اطلاعات حتی مکان‌های داخل شرکت نیز در صورت لزوم باید طبقه بندی شود و میزان اهمیت هر قسمت و نحوه دسترسی هر کس از قبل معلوم باشد.

در حوزه نیروی انسانی نیز باید اقدامات خاصی انجام پذیرد به طور مثال شیوه نامه خاصی برای گزینش مستخدمین در دسترس باشد و یا حداقل گزینش‌های مهم با دقت و وسواس بیشتری انجام شود. قراردادهای کارکنان حتما شامل قراداد «قرارداد محرمانگی» و «قرارداد عدم رقابت» نیز باشد دو ضمانتی که بازدارندگی بسیاری در مقابل افشا اطلاعات هر شرکت دارند و در حال حاضر این دو قرارداد جزو اصول مهم استخدامی شرکت‌های موفق دنیا است و حتی گاها همراه با اخذ تضامین قانونی نیز است.